Deadline OPROEPING (uitgestelde) jaarlijkse algemene vergadering nadert
De lockdown-maatregelen lieten lange tijd niet toe om fysieke algemene vergaderingen te houden. Begin april werden daarom via Koninklijk Besluit tijdelijke maatregelen genomen, zodat verenigingen konden kiezen om ofwel de jaarlijkse algemene vergadering uit te stellen met tien weken, ofwel om de algemene vergadering te houden via een schriftelijke procedure. Deze maatregelen golden tot en met 30 juni en werden tot op heden niet verlengd.
Dit betekent in eerste instantie dat er geen mogelijkheid meer bestaat om de jaarlijkse algemene vergadering schriftelijk te houden.
Koos u ervoor om de jaarlijkse algemene vergadering uit te stellen, dan moet de jaarlijkse algemene vergadering gehouden worden ten laatste op 8 september (dit voor alle vzw’s wiens boekjaar samenvalt met een kalenderjaar).
Indien de statuten het niet verbieden, dan kan deze algemene vergadering elektronisch doorgaan. Tips en advies inzake het correct organiseren van een elektronische algemene vergadering, vindt u in VZW-Review nr. 191, blz. 4.
De algemene vergadering kan ook fysiek doorgaan, maar dan moet u uiteraard rekening houden met de nodige veiligheidsmaatregelen inzake corona. Navraag bij het Corona-crisiscentrum leert ons dat de fysieke vergadering kan doorgaan met max. 50 personen.
Hou er rekening mee dat de deadline om deze algemene vergadering op te roepen nadert!
Het is wettelijk verplicht om de oproeping 15 dagen op voorhand te doen, ongeacht of deze fysiek of elektronisch doorgaat.
Deze termijn is dwingend en geldt ook indien uw statuten een kortere oproepingstermijn bepalen. Bij de meeste vzw’s, die nog niet aangepast zijn aan de nieuwe vzw-wetgeving, zullen de statuten nog verwijzen naar een oproepingstermijn van 8 dagen, maar deze termijn ligt nu dus dwingend op 15 dagen.
Wenst u de algemene vergadering te houden op de uiterste toegelaten datum van 8 september, dan moet de oproeping ten laatste op 24 augustus 2020 gebeuren.
Op de jaarlijkse algemene vergadering komen minstens de volgende punten aan bod:
1. Goedkeuring jaarrekening 2019
2. Kwijting aan de bestuurders over 2019
3. Goedkeuring begroting 2020
Na de algemene vergadering moet de jaarrekening neergelegd worden binnen de dertig na de goedkeuring ervan (dus ten laatste op 8 oktober 2020).