Ledenregister

LEDENREGISTER

Ten opzichte van de vroegere wet doen zich met betrekking tot het ledenregister een aantal wjizigingen voor. Vooreerst geldt niet langer de term ledenlijst, maar ledenregister.
Bovendien, zo leert ons artikel 26 §1, lid 3 van de wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, wordt een bijgewerkt ledenregister neergelegd binnen één maand te rekenen van de verjaardag van de neerlegging van de statuten wanneer er wijzigingen optreden in de samenstelling van de algemene vergadering. Hoe dient deze bepaling nu te worden geïnterpreteerd?

Op het ledenregister moeten vooreerst enkel de gegevens van de effectieve leden, meer bepaald de leden van de algemene vergadering, voorkomen. De toegetreden leden worden niet vermeld op het ledenregister. Zij zetelen immers niet in de algemene vergadering, het hoogste beleidsorgaan, die het beleid van de vereniging uitstippelt, maar genieten enkel van de activiteiten van de vereniging. De toegetreden leden kunnen wel worden opgenomen op een intern document dat binnen de vzw kan worden verdeeld.

Voorts moet er enkel een kopie van het gewijzigd ledenregister worden neergelegd, indien er zich wijzigingen hebben voorgedaan. Dit is een opmerkelijke verbetering ten opzichte van de oude wet. Die bepaalde dat elk jaar een ledenlijst diende te worden neergelegd, zelfs indien er zich geen wijzigingen voordeden. Met deze aanpassing van de wet zegeviert eindelijk het gezond verstand: het doel van de neerlegging is de bekendmaking naar derden toe, dus als er niets gewijzigd is, dan kunnen derden ervan uitgaan dat het laatste neergelegde register de huidige samenstelling van de algemene vergadering weergeeft, zonder dat de vereniging elk jaar een onnodige neerlegging hoeft te doen.

Bij wijziging in de samenstelling van de algemene vergadering moet intern binnen de 8 dagen het origineel ledenregister worden aangepast. De neerlegging op de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waaronder de vereniging ressorteert, moet binnen de maand te rekenen vanaf de verjaardag van de neerlegging van de statuten gebeuren. Het betreft hier de oprichtingsstatuten. Elke vzw moet dus voor zichzelf nagaan op welke datum deze neerlegging gebeurde. Op dat ogenblik verkreeg de vzw immers rechtspersoonlijkheid en werden de vermogens van de effectieve leden en bestuurders van de vzw afgescheiden van het vermogen van de vereniging.

Een praktisch voorbeeld: de vzw werd opgericht op 12 april 2005. De statuten werden neergelegd op 15 april 2005 en krijgen een stempel van de griffie. Elk jaar moet dus vóor 15 mei ( indien er wijzigingen zijn) een aangepast ledenregister worden neergelegd.

Voor vzw’s die opgericht werden onder de “oude” wet ( de wet van 27 juni 1921) geldt evenwel een andere datum. Onder de oude vzw-wet verkreeg de vzw pas rechtspersoonlijkheid op het ogenblik dat de statuten werden gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad. Bijgevolg moet voor dergelijke vzw’s met de datum van de publicatie rekening gehouden worden.

Een praktisch voorbeeld: De vzw werd opgericht op 24 oktober 1999. De statuten werden gepubliceerd op 20 december 1999. Elk jaar moet dus voor 20 januari een aangepast ledenregister worden neergelegd indien er wijzigingen zijn.

Op het ledenregister komen de effectieve leden voor met hun naam, voornaam, adres en toetredingsdatum. Het ledenregister moet niet meer alfabetisch worden opgesteld.Van belang is dat zij in chronologische volgorde worden opgenomen, dus volgens datum van toetreding. Indien een effectief lid de vereniging heeft verlaten of uitgesloten wordt door de algemene vergadering, dan moet voor deze persoon de uittredings- of uitsluitingsdatum worden ingevuld. Indien de persoon die ontslag neemt als effectief lid ook nog tegelijkertijd bestuurder is, dan zullen ook nog andere verplichtingen moeten voldaan worden ( zie tekst in dit tijdschrift : ontslag als bestuurder en/of werkend lid: verplichtingen)